Concepto
Temática Paddock F1
Ambientación completa estilo paddock de Formula 1. Showcars reales, bastidores impresos con branding Boehringer, experiencia inmersiva motorsport.
Plenario
Escenario + LED Curva
Tarima de 15,42 x 3,66 m. Pantalla LED CURVA central de 16 x 3 mts. Traducción simultánea inglés-español con 100 equipos receptores.
Activaciones
Post Core Experiences
Simuladores PRO brandeados, Scalextric de 4 vias, Reflejos F1. Todas las experiencias con branding personalizado Boehringer.
Speakers
Cochito (DO) + Fossaroli (FEEL) + Benamo (THINK)
Tres speakers mapeados al framework Feel/Think/Do de BI. Cochito Lopez activa la acción, Fossaroli conecta con la emoción, Benamo provoca la reflexión estratégica.
Gastronomía
Coffee + Almuerzo Criollo
Coffee de bienvenida completo. Almuerzo criollo 900 pax base KIRIA + food trucks La Humareda (upgrade visual premium).
Cobertura
Foto + Video profesional
2 fotógrafos (500 fotos retocadas). Equipo de filmación con 2 cámaras, registro completo del evento.
Ambientación
Paddock F1
- 5 bastidores 3x2 mts con lona impresa
- 5 bastidores 4x2,20 mts con lona impresa
- 5 lonas 9oz de 3x2 mts con ojales
- 1 showcar simulador Formula 1
- 1 showcar flecha de plata
- Disfraces temáticos
Ref: Indoor Experience
Técnica
Escenario + AV + Traducción
- 1 tarima 15,42 x 3,66 m
- 1 pantalla LED CURVA 16 x 3 mts
- 1 tarima elevacion 16 x 2 mts
- Control de video (servidor + laptop)
- 1 TV 50" prompter + 1 TV 50" timer
- 1 cenefa LED CURVA 12 x 1 mts
- Truss circular + rigging
- Cabina traducción (100 equipos)
- 2 intérpretes EN/ES
Ref: Varios proveedores tecnica
Activaciones
Post Core Experiences
- 3 simuladores PRO (6 pax/10 min)
- 1 Scalextric 3-4 vias (8 pax/10 min)
- 4 carcasas autos personalizadas
- 1 falda de mesa personalizada
- 1 Reflejos F1 (40 pax/10 min)
- 3 facilitadores
Ref: Autodromo Virtual LATAM, D3, Playbots
Speakers
Oradores
- Cochito Lopez
- Lucas Benamo
- Fossaroli
Gastronomía
Catering 900 pax
- Coffee bienvenida completo
- Almuerzo criollo 900 pax + food trucks La Humareda
Ref: KIRIA
Cobertura
Foto + Video
- 2 fotógrafos — 500 fotos retocadas
- 1 equipo filmación (2 cámaras)
Servicios
Seguridad y Sanidad
- 1 ambulancia (6 horas)
- Seguridad
- Limpieza
Producción WAR
Coordinación integral
- Diseño creativo
- Desarrollo previo
- Project Lead
- Staff coordinación
Comentarios sobre Servicios
Comentario guardado
| Item | Cantidad | Unidad | Especificación | Estado | Deadline |
|---|
Comentarios sobre Desglose
Comentario guardado
Comentarios sobre Timeline
Comentario guardado
Estado general de avance de cada area del evento.
Preguntas que necesitamos responder para avanzar con la producción.
0
Preguntas
0
Respondidas
0
Pendientes
Reunión kick-off — 10 abril 2026WAR
Recomendaciones del equipo WAR para potenciar el evento.
Comentarios sobre Sugerencias
Comentario guardado
Pega lo que hablaron con BI o proveedores y la IA genera preguntas, riesgos y oportunidades.
⚡ Generar insights
Pega notas de reunión, transcripción o resumen de conversación.
Insights guardados
Pregunta clave10 abr 2026
Definir 3 o 6 simuladores
El presupuesto tiene dos opciones. Definir con BI porque impacta espacio físico y facilitadores.
Fuente: Presupuesto consolidado v2
Riesgo10 abr 2026
Deadline carcasas: 25 de abril
10 días de producción. Si BI no aprueba diseño antes del 25/4, no llegamos.
Fuente: Propuesta Ambientación
Oportunidad10 abr 2026
Contenido documental con speakers
Fossaroli + Cochito en el mismo evento = contenido potente para comunicación interna BI y portfolio WAR.
Follow-up10 abr 2026
Benamo USD — definir tipo de cambio
Fee USD 1.800. Definir si facturamos al TC del dia o fijamos ahora.
Oportunidad14 abr 2026
Arenas Studios ofrece técnica propia para mayo
Arenas nos consultó por nuestro proveedor de técnica. Para mayo esperan tener técnica propia, más barata. Evaluar si conviene vs proveedor actual.
Fuente: Site visit interno 14/4 — Pato + Martín
Pregunta clave14 abr 2026
Town Hall: reutilizar Arena 1 o espacio separado?
Por presupuesto, lo más probable es reutilizar Arena 1 para el Town Hall de la tarde. Se visitaron 3 espacios alternativos en Arenas Studios. Se define el viernes con BI.
Fuente: Site visit interno 14/4
Follow-up14 abr 2026
Planos de Arenas Studios pendientes
Arenas quedó en enviar planos para renderizar. Seguir si no llegan antes del miércoles 16/4.
Fuente: Site visit interno 14/4
Riesgo14 abr 2026
BI no debe saber del site visit interno
La visita del 14/4 fue interna (Pato + Martín). Para BI el site visit oficial es el viernes 17/4. No mencionar esta visita previa en ninguna comunicación con el cliente.
Fuente: Indicación de Pato
Pregunta clave15 abr 2026
Inspiration Toolkit global de BI
Marina menciona que hay actividades del Inspiration Toolkit global de Boehringer que deben incorporarse y/o conectarse con los juegos y activaciones que WAR propuso. Pedir el Toolkit en la reunión de hoy para mapear compatibilidades.
Fuente: Chat grupal BI 15/4
Follow-up15 abr 2026
Marina armando RoS — revisar juntos
Marina está desarrollando el Running Order Sheet. Hoy a las 15hs se revisa con WAR. Preparar nuestro avance de agenda/RoS para cruzar con el de ella.
Fuente: Chat grupal BI 15/4
👁 Actividad del cliente
Todo lo que el cliente escribe en el portal: comentarios, respuestas al checklist, notas.
🕵 Chat Logs — Conversaciones de visitantes
Registro de todas las conversaciones del chatbot. Solo visible en modo WAR.
Ideas creativas generadas por IA para potenciar la experiencia del evento.
Clasificadas por esfuerzo (Bajo/Medio/Alto) y wow factor.
Comentarios sobre Ideas
Comentario guardado
Estrategia, recomendaciones y acciones del equipo WAR para liderar este evento.
Preguntas para el equipo
Posicionamiento
Naming del portal
Para el cliente: "OUR FOCUS DAY — Command Center". Internamente: "WAR Command Center". El nombre "Command Center" posiciona a WAR como centro de control estrategico, no como simple proveedor. El cliente siente que tiene visibilidad total y que todo esta bajo control.
Recomendaciones estrategicas
Gastronomía
Estrategia KIRIA + La Humareda
Base KIRIA (coffee + almuerzo criollo) ya presupuestada. Upgrade: food trucks La Humareda como efecto visual y experiencia premium. Costo extra a cargo de BI. Posicionar como "experiencia gastronómica inmersiva estilo paddock". La Humareda aporta estética (fuego, humo, parrilla a la vista) que complementa la temática F1.
Broadcasting
Ensayo broadcasting obligatorio
4+ paises viendo en simultaneo. Un error en pantalla o traducción afecta a miles. Programar ensayo completo 12-13 mayo: video, audio, traducción simultánea, delay, calidad LED curva en cámara. Plan B: grabación local como respaldo.
Speakers
Briefing por pilar del framework
Cada speaker mapeado a Feel/Think/Do. Cochito=DO (decisión rápida, acción). Fossaroli=FEEL (emoción, pasión). Benamo=THINK (reflexión, estrategia). Deadline presentaciones: 5 de mayo. Necesitamos rider técnico, idioma y adaptación a LED curva de cada uno.
Flujo
Capacidad activaciones 900 pax
Con 3 simuladores: 18 pax/10min. Scalextric: 8 pax/10min. Reflejos: 40 pax/10min. Total: ~66 pax/10min = 136 minutos para 900 personas. Con 6 simuladores se reduce a ~100 min. Definir con BI es urgente. Relevar flujo en visita 17/4.
Deadline critico
Artes carcasas D3 — antes del 25/4
10 días de producción para carcasas personalizadas y falda de mesa. Sin artes aprobados antes del 25/4 no llegamos. Ya tenemos assets de marca de BI en Drive (logos, lock up, image bank). Armar diseño y enviar ASAP.
Diferenciador
Portal Command Center con IA
Ningún competidor en el mercado de eventos tiene un portal con chatbot IA, insights automáticos y gestión de proyecto integrada. Es nuestro diferenciador absoluto. Usarlo como caso de estudio para futuros clientes.
Contenido
Mini-documental + Leaderboard
Oportunidad de grabar entrevistas con Cochito y Fossaroli para mini-documental. Sirve como pieza de comunicación interna BI y portfolio WAR. Leaderboard en pantalla con tiempos de simuladores genera competencia y contenido para redes.
Material BI
Assets de marca recibidos
BI envio carpeta con: Our FOCUS Logo + lock up + animated lock up, Image Bank, Save the Date, BMD video, Opening video. Ya tenemos material para trabajar artes de proveedores sin esperar mas.
Acciones inmediatas equipo WAR
| Acción | Responsable | Deadline | Estado |
|---|
Espacio compartido para cargar archivos del evento.
Links de Drive
Archivos subidos
Arrastra archivos o hace clic para subir
PDF, XLSX, PPTX, PNG, JPG — max 50 MB
📄Presupuesto Consolidado v2.xlsx32 KB
8 abr 2026🎨PPT PARA TRABAJAR - OUR FOCUS 2026.pptx67.1 MB
6 abr 2026📄Propuesta Ambientación y activaciones.xlsx2.5 MB
31 mar 2026
Comentarios sobre Overview